Es gibt eine große Vielfalt an Geräten, um Ihre Papierdokumente zu erfassen. Ich empfehle, mit einem Spezialisten zu sprechen, der sich mit allen Scannern auf dem australischen Markt auskennt. Es geht darum, abzuwägen, ob man einen Hochleistungsscanner kaufen sollte, der es ermöglicht, die Rückstände oder angesammelten Dateien abzuarbeiten, oder die kostengünstigere Option zu empfehlen, die Rückstände an ein Scanbüro wie Microsystems auszulagern und sich dann mit etwas auszustatten, das effizient für die täglichen, eingehenden Volumina ist, die empfangen oder intern generiert werden.
Was ich für wichtig halte, ist, dass der Anbieter, der Ihnen die Ausrüstung bereitstellt, die Fähigkeit hat, den gesamten Markt hinsichtlich der Scanning-Ausrüstung und Software zu betrachten, die Ihnen den größten Produktivitätsgewinn bringt. Einer der Vorteile von Microsystems ist, dass wir nicht an einen bestimmten Lieferanten oder eine Marke gebunden sind. Wir sind Wiederverkäufer für alle Scanner-Großhändler in Australien, was bedeutet, dass wir dann jeden Dokumentenscanner, der auf dem australischen Markt verfügbar ist, unseren potenziellen Kunden anbieten können. Außerdem haben wir eine breite Palette von Bildaufnahme-, OCR- oder Texterkennungssoftware und Dokumentenmanagement-/Workflow-Anwendungen, die wir unseren Kunden entsprechend ihren spezifischen Bedürfnissen anbieten können.
Es ist wichtig, dass Sie mit einem Unternehmen sprechen, das das System, das implementiert wird, so gestalten und skalieren kann, dass mehr Benutzer innerhalb des Unternehmens integriert werden können oder dass es das Potenzial für organisches Wachstum hat, während Sie über eine Nischenanwendung wie Protokolle oder Personalakten hinausgehen und schließlich die gesamten physischen Aufzeichnungen der Organisation im Laufe der Zeit umfassen.
Einer der nachgelagerten Vorteile der Zusammenarbeit mit Microsystems bei der Einführung einer internen Scanning-Lösung ist, dass wir einen Fokus auf das Records Management haben; wir können Indizierungsprotokolle, Scanner-Konfigurationen usw. erläutern. Das Schlimmste, was passieren kann, ist die Situation, in der drei oder vier Personen Informationen in Ihr System eingeben und es sich um denselben Dokumenttyp handelt, aber aufgrund des unterschiedlichen Vokabulars dieser vier Personen haben Sie am Ende Lkw, Bus, Lastwagen, Pantech, während es alles ein Fahrzeug sein sollte. Sie benötigen eine konsistente Terminologie, damit alle Mitarbeiter das Dokument finden können, wenn sie danach suchen.
Da wir persönliche Beziehungen zu unseren Kunden haben, liegt unser Schwerpunkt auf dem Records Management, wo wir lehren und schulen, wie man Dokumente abruft, wie man über die Protokolle nachdenkt und wie man Informationen strukturiert, damit man sie am Ende konsistent abrufen kann, anstatt sie einfach durch einen Scanner zu schieben. Der echte Vorteil besteht darin, einen Anbieter zu finden, der Ihnen ein wenig zur Seite steht, auch wenn Sie einen Scanner kaufen und es selbst machen.
Das langfristige Potenzial, das Microsystems bietet, ist, dass, wenn Sie etwas hinterherhinken, unser Büroservice Sie wieder auf den neuesten Stand bringen kann, sodass Sie Ihre tägliche Erfassung aufrechterhalten können. Es passiert, dass Menschen in den Urlaub fahren, sie sind drei Monate lang begeistert, und plötzlich haben Sie wieder das Problem, wir kommen und beheben das. Es passiert ziemlich häufig, weil das Scannen von Dokumenten eine ziemlich alltägliche Aufgabe ist, aber die Ergebnisse, die Sie erhalten, die Produktivitätsgewinne, der Sicherheitsaspekt, all die anderen Dinge, die sich aus der digitalen Aufzeichnung im Vergleich zur physischen Papieraufzeichnung ergeben.
Es kommt wieder darauf an, nicht nur jemanden zu finden, der Ihnen eine Box verkauft, die Sie einstecken und an Ihren Computer anschließen. Es ist jemand, der sich tatsächlich die Zeit nimmt, Sie durch den Klassifizierungsprozess zu führen. Wie wir die Einstellungen am Scanner festlegen sollten, um eine optimale Bildqualität zu erzielen und welche präventiven Wartungsroutinen eingehalten werden sollten.
Es ist wichtig, dass Sie diese inkrementellen Schritte am Anfang korrekt durchführen, denn sonst haben Sie Müll rein, Müll raus, und das ist die Wahrheit. Wenn Sie mit jemandem sprechen können, der einen Fokus auf das Records Management hat, anstatt Hardware zu verkaufen und vielen Dank für den Verkauf, zahlen Sie die Rechnung und wir sehen uns in drei Jahren, wenn Sie das Gerät aufrüsten müssen. Microsystems ist konstant da. Wir können dann nach Bedarf an Bord kommen.