Conseguir que los clientes firmen un contrato de planificación de eventos o un contrato de lugar nunca es fácil, así que cualquier cosa que puedas hacer para simplificar y agilizar el proceso para que firmen es un paso en la dirección correcta. Nuestras herramientas de acuerdos de contratos de eventos automatizan todo, desde la creación/edición de tus contratos legales de eventos en línea hasta el envío de un enlace a tus clientes para que firmen contratos en línea.
Primero, puedes crear plantillas de contratos de eventos para el lenguaje contractual que usas repetidamente (y puedes incluso copiar y pegar tu lenguaje legal actual de un documento en una de nuestras plantillas en línea). Luego, puedes incorporar ese lenguaje en un nuevo contrato (o crear uno desde cero), hacer tus actualizaciones para el cliente en particular y enviárselo por correo electrónico.
Una vez que tu cliente recibe el correo electrónico, hace clic en el enlace incluido, que lo lleva a una página web donde puede confirmar su información, revisar el contrato de evento / contrato de lugar en línea y aplicar su firma electrónica.
Se te notifica cuando un contrato es firmado, y recopilamos su nombre y dirección IP como información identificativa. Así que, ya sea que estés enviando contratos de gestión de eventos o acuerdos de alquiler de lugares, nuestra herramienta de software de contratos de eventos puede hacer que tus procesos de firma de contratos sean mucho más fluidos.
Planning Pod es el centro en línea definitivo para gestionar eventos y lugares. Es un software en línea para profesionales de eventos que centraliza tu información, agiliza procesos y te mantiene organizado.
Ofrecemos los siguientes productos:
- Software de Gestión de Eventos para planificación y registro de eventos
- Software de Gestión de Lugares para gestionar reservas, facturación y clientes
- Herramientas de Planificación de Eventos para construir diseños a escala y gráficos de asientos
TRANSCRIPCIÓN
En este video vamos a ver cómo puedes crear contratos legales de eventos dentro de tu cuenta, así como recopilar firmas electrónicas para esos contratos. Dos lugares en tu cuenta donde puedes crear estos contratos de eventos son dentro del área de eventos en la herramienta de contratos aquí mismo o puedes ir al área principal de contratos en la navegación principal y aquí es donde puedes crear y rastrear todos los contratos de eventos para cada evento en tu cuenta. Los círculos de estadísticas aquí arriba te permiten ver contratos que han sido firmados por todas las partes, así como contratos que aún necesitan firmas. También puedes usar el filtro aquí arriba para escribir palabras o frases para el nombre de un contrato específico y también puedes usar los filtros de arriba y abajo para filtrar alfabéticamente por nombre o cronológicamente por fecha. Para agregar un contrato de evento desde cero, haces clic en el botón de agregar contrato allí, donde puedes agregar el nombre del contrato. Puedes hacer clic en el campo de firmantes previstos para elegir un firmante que ya sea un contacto que ha sido agregado a la cuenta. También puedes crear un nuevo contacto aquí mismo, lo que vamos a hacer, así que vamos a crear un nuevo contacto llamado Lindsey Jones. Voy a guardar a esa persona y ahora Lindsey está añadida como firmante previsto. También voy a elegir a una de las personas de nuestra organización como firmante contraparte allí y esa persona recibirá notificaciones de cualquier actividad de firma. Aquí puedes escribir tu lenguaje contractual y formatearlo y una vez que hayas agregado todo eso, haces clic en el botón Guardar para guardarlo y aquí está la información que acabo de agregar. También puedes editar eso haciendo clic en el botón de editar. Digamos que en lugar de escribir nuestro lenguaje contractual queremos copiar y pegarlo de un documento que ya tenemos. Si tienes esa información dentro de un documento de Microsoft Word o un documento de Google Docs, primero necesitarás guardarlo como un archivo de texto o un archivo de texto plano. La razón de esto es que el formato en archivos de Microsoft Word o Google Docs o incluso documentos de Apple Pages simplemente no es compatible con aplicaciones en línea como Planning Pod, así que voy a pegar eso desde la herramienta de editor de texto. Abrí ese archivo .txt dentro de mi editor de texto en mi computadora y ahora puedo pegarlo aquí y usar las herramientas de formato dentro de Planning Pod para formatear ese texto cuando termine. Primero, voy a agregar otro firmante previsto aquí mientras lo edito y luego, cuando termine, voy a hacer clic en guardar, ahí están todas mis nuevas ediciones y en el lado derecho están mis tres firmantes previstos y puedes tener tantos firmantes previstos como desees.