A avaliação de necessidades é importante porque um gerente ou outro cliente que solicita treinamento (que se concentra em fechar lacunas de habilidades resultantes da falta de conhecimento ou habilidade) pode realmente estar pedindo ou precisar de algo diferente, como motivação dos funcionários, mudança de perspectivas ou atitudes, ou redesenho do fluxo de trabalho.
A avaliação de necessidades é o primeiro passo no processo de design instrucional, e se não for conduzida adequadamente, uma ou mais das seguintes situações podem ocorrer: O treinamento pode ser incorretamente utilizado como solução para um problema de desempenho (quando a solução deveria lidar com a motivação dos funcionários, design do trabalho ou uma melhor comunicação das expectativas de desempenho). Os programas de treinamento podem ter o conteúdo, objetivos ou métodos errados. Os participantes podem ser enviados para programas de treinamento para os quais não possuem as habilidades básicas, habilidades pré-requisitas ou confiança necessárias para aprender. O treinamento não entregará a aprendizagem, mudança de comportamento ou resultados financeiros esperados pela empresa.
Existem muitas causas diferentes ou "pontos de pressão" que sugerem que o treinamento é necessário. Esses pontos de pressão incluem problemas de desempenho, nova tecnologia, solicitações de clientes internos ou externos por treinamento, redesenho de trabalho, nova legislação, mudanças nas preferências dos clientes, novos produtos ou falta de habilidades básicas dos funcionários. Note que esses pontos de pressão não significam automaticamente que o treinamento é a solução correta.
Quais resultados decorrem de uma avaliação de necessidades? A avaliação de necessidades fornece informações importantes para a maioria dos passos restantes no design do treinamento. O processo de avaliação de necessidades resulta em informações relacionadas a quem precisa de treinamento e o que os participantes precisam aprender, incluindo as tarefas nas quais precisam ser treinados, além de conhecimento, habilidade, comportamento ou outros requisitos do trabalho.
A avaliação de necessidades ajuda a determinar se a empresa irá terceirizar seu treinamento (ou seja, comprar treinamento de um fornecedor ou consultor, ou desenvolver treinamento por meio de recursos internos). Determinar exatamente o que os participantes precisam aprender é crítico para o próximo passo no processo de design instrucional: identificar resultados e objetivos de aprendizagem. Ao identificar os resultados de aprendizagem e os recursos disponíveis para o treinamento, a avaliação de necessidades também fornece informações que ajudam a empresa a escolher o método de treinamento ou desenvolvimento apropriado.
A avaliação de necessidades também fornece informações sobre os resultados que devem ser coletados para avaliar a eficácia do treinamento.