Há uma grande variedade de equipamentos disponíveis para capturar seus documentos em papel. Eu recomendaria conversar com um especialista que tenha conhecimento sobre todos os scanners no mercado australiano. É uma questão de equilibrar se você deve comprar um scanner de alto volume que permitirá que você comece a lidar com seu backlog ou seus arquivos acumulados, ou recomendar a opção mais econômica de terceirizar o backlog para um bureau de digitalização como a Microsystems e, em seguida, se equipar com algo que seja eficiente para os volumes diários que estão sendo recebidos ou gerados internamente.
O que é importante, eu acho, do fornecedor que está fornecendo o equipamento é que eles tenham a capacidade de olhar para todo o mercado em termos de equipamentos e software de digitalização que oferecem o maior ganho de produtividade. Um dos benefícios da Microsystems é que não estamos vinculados a nenhum fornecedor ou marca específica. Somos revendedores de todos os atacadistas de scanners na Austrália, isso significa que podemos promover todos os scanners de documentos disponíveis no mercado australiano para nossos potenciais clientes. Além disso, temos uma ampla gama de software de captura de imagem, OCR ou reconhecimento de texto e aplicações de gerenciamento de documentos / fluxo de trabalho que podemos promover para nossos clientes em relação às necessidades específicas que eles têm.
É importante que você esteja conversando com uma empresa que pode dimensionar e escopar o sistema que está sendo implantado para incorporar mais usuários dentro da empresa ou, de fato, que tenha potencial de crescimento orgânico à medida que você vai além de uma aplicação de nicho, como atas de reuniões ou arquivos de RH, para abranger a totalidade dos registros físicos da organização ao longo do tempo.
Um dos benefícios adicionais de trabalhar com a Microsystems sobre a introdução de uma solução de digitalização interna é que temos um foco em gerenciamento de registros; podemos relacionar protocolos de indexação, configuração de scanners, etc. A pior coisa que você pode ter é a situação em que três ou quatro pessoas estão inserindo informações em seu sistema e todas são do mesmo tipo de documento, mas devido ao vocabulário diferente que esses quatro indivíduos têm, você acaba com caminhão, ônibus, caminhão de carga, pantech, quando deveria ser tudo um veículo; você precisa dessa terminologia consistente, para que quando você vier a buscar um documento, tenha uma situação em que todos os funcionários possam encontrá-lo.
Como temos relações face a face com nossos clientes, nosso ênfase em gerenciamento de registros onde estamos ensinando e treinando como recuperar documentos, como pensar nos protocolos e como estruturar informações para que você possa, no final, recuperá-las de forma consistente, em vez de apenas deixá-lo empurrar documentos através de um scanner. O verdadeiro benefício vem de encontrar um fornecedor que vai te guiar um pouco, mesmo que você esteja comprando um scanner e fazendo isso por conta própria.
O potencial a longo prazo que a Microsystems oferece é que, se você ficar um pouco para trás, nosso serviço de bureau pode colocá-lo de volta nos trilhos novamente, para que você possa manter sua captura diária. Isso acontece, as pessoas saem de férias, estão entusiasmadas para fazer isso por três meses e, de repente, você tem o problema novamente, nós viemos e consertamos isso. Isso acontece com bastante frequência porque digitalizar documentos é uma tarefa bastante mundana, mas os resultados que você obtém, os ganhos de produtividade, o aspecto de segurança, todas as outras coisas que fluem de ter um registro digital em vez do registro físico em papel.
Novamente, isso se resume a encontrar não apenas alguém que está vendendo uma caixa que você conecta e anexa ao seu computador. É alguém que realmente dedica tempo para orientá-lo no processo de classificação. Como devemos configurar as definições do scanner para obter qualidade de imagem ideal e rotinas de manutenção preventiva que devem ser seguidas.
É importante que você acerte esses passos incrementais na frente, porque, caso contrário, você terá lixo entrando, lixo saindo, e essa é a verdade. Se você puder conversar com alguém com ênfase em gerenciamento de registros, em vez de vender hardware e muito obrigado pela venda, pague a fatura e nos veremos em três anos quando você precisar atualizar o equipamento. A Microsystems está consistentemente presente. Podemos, então, entrar a bordo conforme necessário.