Il existe une grande variété d'équipements pour capturer vos documents papier. Je vous recommande de parler à un spécialiste qui connaît tous les scanners sur le marché australien. Il s'agit de trouver un équilibre entre l'achat d'un scanner haute capacité qui vous permettra de commencer à réduire votre arriéré ou vos fichiers accumulés, ou de recommander l'option plus économique d'externaliser l'arriéré à un bureau de numérisation tel que Microsystems, puis de vous équiper d'un appareil efficace pour les volumes quotidiens entrants ou générés en interne.
Ce qui est important, je pense, c'est que le fournisseur de l'équipement ait la capacité d'examiner l'ensemble du marché en ce qui concerne les équipements de numérisation et les logiciels qui vous offrent le plus de gains de productivité. L'un des avantages de Microsystems est que nous ne sommes liés à aucun fournisseur ou marque en particulier. Nous sommes revendeurs pour tous les grossistes de scanners en Australie, ce qui signifie que nous pouvons promouvoir chaque scanner de documents disponible sur le marché australien à nos clients potentiels. De plus, nous avons une large gamme de logiciels de capture d'image, de reconnaissance de texte (OCR) et d'applications de gestion de documents / workflow que nous pouvons promouvoir à nos clients en fonction de leurs besoins spécifiques.
Il est important de parler à une entreprise qui peut définir et adapter le système déployé pour intégrer plus d'utilisateurs au sein de l'entreprise ou qui a le potentiel de croître de manière organique, au-delà d'une application de niche telle que les procès-verbaux de conseil ou les dossiers RH, pour englober l'ensemble des archives physiques de l'organisation au fil du temps.
L'un des avantages indirects de travailler avec Microsystems sur l'introduction d'une solution de numérisation interne est que nous avons un accent sur la gestion des archives ; nous pouvons établir des protocoles d'indexation, la configuration des scanners, etc. La pire situation serait d'avoir trois ou quatre personnes qui saisissent des informations dans votre système et qui traitent tous le même type de document, mais en raison du vocabulaire différent de ces quatre individus, vous vous retrouvez avec camion, bus, poids lourd, pantech, alors que cela devrait être un véhicule ; vous avez besoin d'une terminologie cohérente, afin que lorsque vous venez rechercher un document, tous les employés puissent le trouver.
Parce que nous avons des relations en face à face avec nos clients, notre accent sur la gestion des archives où nous enseignons et formons sur la manière de récupérer des documents, comment réfléchir aux protocoles et comment structurer l'information afin que vous puissiez la récupérer de manière cohérente à l'arrière, plutôt que de vous laisser simplement pousser des documents à travers un scanner. Le véritable avantage vient de la recherche d'un fournisseur qui va vous accompagner un peu même si vous achetez un scanner et le faites vous-même.
Le potentiel à long terme que Microsystems offre est que si vous prenez du retard, notre service de bureau peut vous remettre à niveau, afin que vous puissiez maintenir votre capture quotidienne. Cela arrive, les gens partent en vacances, ils sont enthousiastes à l'idée de le faire pendant trois mois et tout à coup, vous avez à nouveau le problème, nous venons et le réglons. Cela arrive assez fréquemment car la numérisation de documents est une tâche assez banale, mais les résultats que vous obtenez, les gains de productivité, l'aspect sécurité, toutes les autres choses qui découlent d'un enregistrement numérique plutôt que d'un enregistrement papier physique.
Encore une fois, il s'agit de trouver non seulement quelqu'un qui vous vend une boîte que vous branchez et connectez à votre ordinateur. C'est quelqu'un qui prend réellement le temps de vous guider à travers le processus de classification. Comment nous devrions configurer les paramètres du scanner pour obtenir une qualité d'image optimale et les routines de maintenance préventive qui doivent être respectées.
Il est important de bien obtenir ces étapes incrémentales dès le départ, sinon vous aurez des données de mauvaise qualité, et c'est la vérité. Si vous pouvez parler à quelqu'un qui met l'accent sur la gestion des archives plutôt que de vendre du matériel et merci beaucoup pour la vente, payez la facture et nous vous verrons dans trois ans lorsque vous aurez besoin de mettre à niveau l'équipement. Microsystems est toujours là. Nous sommes en mesure de nous joindre à vous selon vos besoins.