L'évaluation des besoins est importante car un manager ou un autre client demandant une formation (qui se concentre sur la réduction des lacunes de compétences résultant d'un manque de connaissances ou de compétences) pourrait en réalité demander ou avoir besoin de quelque chose d'autre, comme la motivation des employés, un changement de perspectives ou d'attitudes, ou la refonte des flux de travail.
L'évaluation des besoins est la première étape du processus de conception pédagogique, et si elle n'est pas correctement réalisée, l'une ou plusieurs des situations suivantes pourraient se produire : la formation peut être incorrectement utilisée comme solution à un problème de performance (alors que la solution devrait traiter de la motivation des employés, de la conception des postes ou d'une meilleure communication des attentes en matière de performance). Les programmes de formation peuvent avoir un contenu, des objectifs ou des méthodes inappropriés. Les stagiaires peuvent être envoyés à des programmes de formation pour lesquels ils n'ont pas les compétences de base, les compétences préalables ou la confiance nécessaires pour apprendre. La formation ne produira pas les résultats d'apprentissage, de changement de comportement ou financiers attendus par l'entreprise.
Il existe de nombreuses causes ou "points de pression" différents qui suggèrent qu'une formation est nécessaire. Ces points de pression incluent des problèmes de performance, de nouvelles technologies, des demandes de formation de clients internes ou externes, la refonte des postes, de nouvelles législations, des changements dans les préférences des clients, de nouveaux produits ou le manque de compétences de base des employés. Notez que ces points de pression ne signifient pas automatiquement que la formation est la solution appropriée.
Quels résultats découlent d'une évaluation des besoins ? L'évaluation des besoins fournit des informations importantes pour la plupart des étapes restantes de la conception de la formation. Le processus d'évaluation des besoins aboutit à des informations relatives à qui a besoin de formation et ce que les stagiaires doivent apprendre, y compris les tâches pour lesquelles ils doivent être formés, ainsi que les connaissances, compétences, comportements ou autres exigences liées au poste.
L'évaluation des besoins aide à déterminer si l'entreprise externalisera sa formation (c'est-à-dire achètera une formation auprès d'un fournisseur ou consultant, ou développera une formation par le biais de ressources internes). Déterminer exactement ce que les stagiaires doivent apprendre est crucial pour l'étape suivante du processus de conception pédagogique : identifier les résultats d'apprentissage et les objectifs. En identifiant les résultats d'apprentissage et les ressources disponibles pour la formation, l'évaluation des besoins fournit également des informations qui aident l'entreprise à choisir la méthode de formation ou de développement appropriée.
L'évaluation des besoins fournit également des informations concernant les résultats qui devraient être collectés pour évaluer l'efficacité de la formation.