¿Buscas crear un Portal para Clientes, Clientes o Proveedores en SharePoint? En este video, explico paso a paso cómo crear un Sitio de SharePoint adecuado, habilitar el uso compartido externo y compartir contenido del sitio externamente con tus clientes, consumidores o proveedores.
00:00 - Introducción
01:55 - Paso 1: Definir qué se compartirá
06:08 - Paso 2: Definir el Tipo de Sitio
09:26 - Paso 3: Crear un Sitio
11:48 - Paso 4: Habilitar el Uso Compartido Externo
14:09 - Paso 5: Personalizar el Sitio
15:50 - Paso 6: Configurar Alertas
17:33 - Opción 1: Compartir un Archivo o Carpeta
23:47 - Opción 2: Compartir un Sitio Completo
28:24 - Qué sucede detrás de escena (Microsoft Entra ID)
29:55 - Opción 3: Solicitar Archivos
Hay varias decisiones que debes tomar antes de crear un Sitio para Clientes. Los siguientes aspectos y funcionalidades se explican en este video:
Decidir qué se compartirá - Esto realmente depende de tu caso de uso. A veces, solo necesitas compartir unos pocos archivos y carpetas. Otras veces, puede que necesites compartir todo el Sitio de SharePoint. Sin embargo, en algunos escenarios, puede que ni siquiera necesites compartir nada; a veces, solo quieres solicitar algunos archivos a un proveedor o cliente sin necesidad de colaborar en esos archivos. Dependiendo del escenario que elijas, hay diferentes métodos y niveles de complejidad involucrados en términos de configuración.
Decidir el Tipo de Sitio - Puedes crear 3 tipos de Sitios en SharePoint: un Sitio de Comunicación, un Sitio de Equipo conectado a un Grupo de Microsoft 365, y un Sitio de Equipo sin un Grupo de Microsoft 365. Si bien puedes hacerlo funcionar con cualquier tipo de sitio, un Sitio de Equipo sin un Grupo de Microsoft 365 es el más adecuado aquí.
Crear un Sitio de Equipo sin un Grupo de Microsoft 365 - para crear este tipo de sitio, necesitas ser un Administrador de SharePoint. Este tipo de sitio solo está disponible desde el Centro de Administración de SharePoint.
Habilitar el Uso Compartido Externo - un paso muy importante; una vez que creas un Sitio de Equipo sin un Grupo de Microsoft 365, necesitas habilitar el uso compartido externo.
Configurar Reglas (Alertas) - en caso de que quieras ser notificado cuando los Clientes o Proveedores suban o eliminen documentos de tu Sitio de SharePoint, puedes configurar alertas. Para esto, utilizarías la función de Reglas que viene por defecto.
Compartir un archivo o carpeta - en caso de que solo necesites compartir unos pocos archivos o carpetas, puedes compartirlos externamente con un cliente o proveedor sin compartir todo el sitio.
Compartir un sitio completo - a veces quieres compartir un sitio completo, así que puedes compartir fácilmente todos los documentos y otros tipos de contenido (noticias, enlaces, páginas). Para que esto suceda, necesitarás invitar a tu cliente como usuario externo al sitio de SharePoint.
Solicitar archivos - a veces, no necesariamente necesitas compartir un sitio o archivos/carpetas con un cliente. En casos en los que no quieres colaborar, sino simplemente solicitar algunos archivos de un cliente o proveedor. En este caso, necesitarías utilizar la función de Solicitar Archivos. Para que funcione, necesitas habilitar el Uso Compartido Anónimo a nivel de sitio. Esto se realiza nuevamente desde el Centro de Administración de SharePoint.
Microsoft Entra ID - también es muy importante entender qué sucede detrás de escena en tu directorio una vez que invitas a clientes o proveedores externos.