Hay una gran variedad de equipos disponibles para capturar tus documentos en papel. Recomendaría hablar con un especialista que tenga conocimiento de todos los escáneres en el mercado australiano. Se trata de equilibrar si comprar un escáner de alto volumen que te permita empezar a reducir tu acumulación de archivos o recomendar la opción más rentable de externalizar el trabajo acumulado a una empresa de escaneo como Microsystems y luego equiparte con algo que sea eficiente para los volúmenes diarios que se reciben o se generan internamente.
Lo importante, creo, es que el proveedor del equipo tenga la capacidad de analizar todo el mercado en cuanto a los equipos y software de escaneo que te brinden el mayor aumento de productividad. Uno de los beneficios de Microsystems es que no estamos atados a ningún proveedor o marca en particular. Somos revendedores de todos los mayoristas de escáneres en Australia, lo que significa que podemos promover cada escáner de documentos disponible en el mercado australiano a nuestros clientes potenciales. Además, tenemos una amplia gama de software de captura de imágenes, OCR o reconocimiento de texto y aplicaciones de gestión de documentos / flujo de trabajo que podemos promover a nuestros clientes en relación con las necesidades específicas que tienen.
Es importante que hables con una empresa que pueda dimensionar y escalar el sistema que se está implementando para incorporar más usuarios dentro de la empresa o que tenga el potencial de crecimiento orgánico a medida que vayas más allá de una aplicación de nicho como actas de juntas o archivos de recursos humanos para abarcar la totalidad de los registros físicos de la organización con el tiempo.
Uno de los beneficios adicionales de trabajar con Microsystems en la introducción de una solución de escaneo interna es que tenemos un enfoque en la gestión de registros; podemos relacionar protocolos de indexación, configuración de escáneres, etc. Lo peor que puedes tener es la situación en la que tres o cuatro personas están ingresando información en tu sistema y todos son del mismo tipo de documento, pero debido a la diferente jerga o vocabulario que tienen esos cuatro individuos, terminas con camión, autobús, furgón, pantech, cuando debería ser todo un vehículo; necesitas esa terminología consistente, para que cuando busques un documento, tengas una situación en la que todo el personal pueda encontrarlo.
Debido a que tenemos relaciones cara a cara con nuestros clientes, nuestro énfasis en la gestión de registros donde enseñamos y capacitamos sobre cómo recuperar documentos, cómo pensar en los protocolos y cómo estructurar la información para que puedas recuperarla de manera consistente al final, en lugar de simplemente dejarte empujar documentos a través de un escáner. El verdadero beneficio proviene de encontrar un proveedor que te guíe un poco, incluso si estás comprando un escáner y haciéndolo tú mismo.
El potencial a largo plazo que ofrece Microsystems es que si te retrasas un poco, nuestro servicio de oficina puede ponerte al día nuevamente, para que puedas mantener tu captura diaria. Sucede, la gente se va de vacaciones, están entusiasmados por hacerlo durante tres meses y de repente tienes el problema nuevamente, nosotros venimos y lo solucionamos. Esto sucede con bastante frecuencia porque escanear documentos es una tarea bastante mundana, pero los resultados que obtienes, los aumentos de productividad, el aspecto de seguridad, todas las otras cosas que fluyen de tener un registro digital en lugar de un registro físico en papel.
De nuevo, se trata de encontrar no solo a alguien que te venda una caja que conectas y acoplas a tu computadora. Es alguien que realmente se toma el tiempo para guiarte a través del proceso de clasificación. Cómo deberíamos establecer la configuración en el escáner para obtener una calidad de imagen óptima y las rutinas de mantenimiento preventivo que deben seguirse.
Es importante que obtengas esos pasos incrementales correctos desde el principio porque, de lo contrario, tienes basura entrante, basura saliente, y esa es la verdad. Si puedes hablar con alguien que tenga un enfoque en la gestión de registros en lugar de vender hardware y muchas gracias por la venta, paga la factura y nos veremos en tres años cuando necesites actualizar el equipo. Microsystems está constantemente ahí. Podemos entonces incorporarnos según sea necesario.