La evaluación de necesidades es importante porque un gerente u otro cliente que solicita capacitación (que se centra en cerrar las brechas de habilidades resultantes de la falta de conocimiento o habilidad) podría realmente estar pidiendo o necesitar algo más, como motivación de los empleados, cambio de perspectivas o actitudes, o rediseño del flujo de trabajo.
La evaluación de necesidades es el primer paso en el proceso de diseño instruccional, y si no se lleva a cabo correctamente, podría ocurrir una o más de las siguientes situaciones: La capacitación puede ser utilizada incorrectamente como solución a un problema de rendimiento (cuando la solución debería abordar la motivación de los empleados, el diseño del trabajo o una mejor comunicación de las expectativas de rendimiento). Los programas de capacitación pueden tener el contenido, los objetivos o los métodos incorrectos. Los aprendices pueden ser enviados a programas de capacitación para los cuales no tienen las habilidades básicas, las habilidades previas o la confianza necesarias para aprender. La capacitación no entregará el aprendizaje, el cambio de comportamiento o los resultados financieros esperados por la empresa.
Existen muchas causas diferentes o "puntos de presión" que sugieren que la capacitación es necesaria. Estos puntos de presión incluyen problemas de rendimiento, nueva tecnología, solicitudes de capacitación de clientes internos o externos, rediseño de trabajos, nueva legislación, cambios en las preferencias de los clientes, nuevos productos o la falta de habilidades básicas de los empleados. Cabe señalar que estos puntos de presión no significan automáticamente que la capacitación sea la solución correcta.
¿Qué resultados se obtienen de una evaluación de necesidades? La evaluación de necesidades proporciona información importante para la mayoría de los pasos restantes en el diseño de la capacitación. El proceso de evaluación de necesidades resulta en información relacionada con quién necesita capacitación y qué necesitan aprender los aprendices, incluyendo las tareas en las que necesitan ser capacitados, además de conocimientos, habilidades, comportamientos u otros requisitos del trabajo.
La evaluación de necesidades ayuda a determinar si la empresa externalizará su capacitación (es decir, comprará capacitación a un proveedor o consultor, o desarrollará capacitación a través de recursos internos). Determinar exactamente qué necesitan aprender los aprendices es crítico para el siguiente paso en el proceso de diseño instruccional: identificar los resultados y objetivos de aprendizaje. A través de la identificación de los resultados de aprendizaje y los recursos disponibles para la capacitación, la evaluación de necesidades también proporciona información que ayuda a la empresa a elegir el método de capacitación o desarrollo apropiado.
La evaluación de necesidades también proporciona información sobre los resultados que deben ser recopilados para evaluar la efectividad de la capacitación.