Möchten Sie ein Kunden-, Klienten- oder Anbieterportal in SharePoint erstellen? In diesem Video erkläre ich Schritt für Schritt, wie Sie eine ordnungsgemäße SharePoint-Website erstellen, die externe Freigabe aktivieren und Inhalte von der Website extern mit Ihren Klienten, Kunden oder Anbietern teilen.
00:00 - Einführung
01:55 - Schritt 1: Definieren, was geteilt wird
06:08 - Schritt 2: Site-Typ definieren
09:26 - Schritt 3: Eine Site erstellen
11:48 - Schritt 4: Externe Freigabe aktivieren
14:09 - Schritt 5: Die Site anpassen
15:50 - Schritt 6: Benachrichtigungen einrichten
17:33 - Option 1: Eine Datei oder einen Ordner teilen
23:47 - Option 2: Eine gesamte Site teilen
28:24 - Was hinter den Kulissen passiert (Microsoft Entra ID)
29:55 - Option 3: Dateien anfordern
Es gibt eine Reihe von Entscheidungen, die Sie treffen müssen, bevor Sie eine Client-Site erstellen. Die folgenden Aspekte und Funktionen werden in diesem Video erklärt:
Entscheiden, was geteilt wird - Das hängt wirklich von Ihrem Anwendungsfall ab. Manchmal müssen Sie nur eine ausgewählte Anzahl von Dateien und Ordnern teilen. Manchmal müssen Sie möglicherweise die gesamte SharePoint-Website teilen. In einigen Szenarien müssen Sie möglicherweise nicht einmal etwas teilen - manchmal möchten Sie vielleicht einfach einige Dateien von einem Anbieter oder einem Klienten anfordern, ohne die Notwendigkeit zur Zusammenarbeit an diesen Dateien. Je nach gewähltem Szenario gibt es unterschiedliche Methoden und Komplexitätsgrade in Bezug auf die Einrichtung.
Entscheiden Sie sich für den Site-Typ - Sie können in SharePoint 3 Arten von Sites erstellen: eine Kommunikationssite, eine Team-Site, die mit einer Microsoft 365-Gruppe verbunden ist, und eine Team-Site ohne Microsoft 365-Gruppe. Während Sie mit jedem Site-Typ arbeiten können, ist eine Team-Site ohne Microsoft 365-Gruppe hier die beste Wahl.
Erstellen Sie eine Team-Site ohne Microsoft 365-Gruppe - Um diesen Typ von Site zu erstellen, müssen Sie ein SharePoint-Administrator sein. Dieser Typ von Site ist nur im SharePoint-Admin-Center verfügbar.
Externe Freigabe aktivieren - ein sehr wichtiger Schritt - nachdem Sie eine Team-Site ohne Microsoft 365-Gruppe erstellt haben, müssen Sie die externe Freigabe aktivieren.
Regeln (Benachrichtigungen) einrichten - Falls Sie benachrichtigt werden möchten, wenn Klienten oder Anbieter Dokumente von Ihrer SharePoint-Site hochladen oder löschen, können Sie Benachrichtigungen einrichten. Dazu verwenden Sie die integrierte Regel-Funktion.
Eine Datei oder einen Ordner teilen - Falls Sie nur einige Dateien oder Ordner teilen müssen, können Sie diese einfach extern mit einem Klienten oder Anbieter teilen, ohne die gesamte Site zu teilen.
Eine gesamte Site teilen - Manchmal möchten Sie eine gesamte Site teilen - damit können Sie ganz einfach alle Dokumente und andere Arten von Inhalten (Nachrichten, Links, Seiten) teilen. Damit dies funktioniert, müssen Sie Ihren Klienten als externen Benutzer zur SharePoint-Website einladen.
Dateien anfordern - Manchmal müssen Sie nicht unbedingt eine Site oder Dateien/Ordner mit einem Klienten teilen. In Fällen, in denen Sie nicht zusammenarbeiten möchten, sondern einfach einige Dateien von einem Kunden oder Anbieter anfordern möchten. In diesem Fall müssten Sie die Funktion „Dateien anfordern“ nutzen. Damit dies funktioniert, müssen Sie die anonyme Freigabe auf der Site-Ebene aktivieren. Dies erfolgt erneut im SharePoint-Admin-Center.
Microsoft Entra ID - Es ist auch sehr wichtig zu verstehen, was hinter den Kulissen in Ihrem Verzeichnis passiert, sobald Sie externe Klienten oder Anbieter einladen.