0:00 Einführung
0:26 Was ist der Monatsabschlussprozess?
1:00 Wie schließe ich den Monatsabschluss ab?
4:05 Wie lange dauert ein Monatsabschluss?
4:28 Welche Konten müssen am Ende des Monats geschlossen werden?
Das heutige Video dreht sich um den monatlichen Abschluss – was er ist und wie man ihn durchführt. Was ist der Monatsabschlussprozess?
Was ist also der Monatsabschlussprozess?
Die Bücher zu schließen ist Teil der Einhaltung guter Buchhaltungsgrundsätze. Im Wesentlichen werden Ihre Zahlen damit in Stein gemeißelt, indem sichergestellt wird, dass niemand in Ihrer Buchhaltungsabteilung Transaktionen aus einem vorherigen Monat (oder sogar aus dem Vorjahr) ändert, ohne dass Sie davon erfahren. Die Einbeziehung eines monatlichen Abschlussprozesses in Ihre regulären Buchhaltungsverfahren stellt sicher, dass Ihre Zahlen zuverlässig, stabil und genau sind.
Wie schließe ich den Monatsabschluss ab?
Der Monatsabschluss umfasst die Überprüfung und Anpassung der Monatsendbestände Ihres Unternehmens, um sicherzustellen, dass Ihre Finanzberichte die Leistung des Unternehmens für den Monat genau widerspiegeln.
Jedes kleine Unternehmen ist einzigartig, daher variieren die spezifischen Aufgaben, die mit dem Schließen der Bücher verbunden sind, von Unternehmen zu Unternehmen, aber es gibt einige gängige Aktivitäten, wie:
Tägliche betriebliche Transaktionen aufzeichnen. Idealerweise bleiben Sie (oder Ihre Buchhaltungssoftware, die mit Ihrem Bankkonto verbunden ist) bei der Buchführung und zeichnen finanzielle Transaktionen auf, während sie passieren, anstatt bis zum Ende des Monats zu warten. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie alle berücksichtigt haben:
Verkäufe und Einnahmen (einschließlich Bargeld)
Ausgaben
Forderungen (wenn Sie Kunden Kredit gewähren)
Verbindlichkeiten (wenn Sie auf Kredit bei Lieferanten einkaufen)
Monatliche Buchungssätze aufzeichnen. Monatliche Buchungssätze werden verwendet, um ungewöhnliche Transaktionen zu erfassen, die keinen Einfluss auf Bargeld haben und nicht von der Bankverbindung Ihrer Buchhaltungssoftware erfasst werden. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise einen Buchungssatz erfassen, um Abschreibungen und Amortisationen zu verbuchen, ein Konto für vorausbezahlte Versicherungen anzupassen, Rückstellungen zu buchen oder zuvor nicht verdiente Einnahmen zu erfassen.
Bilanzkonten abgleichen. Das Abgleichen von Konten stellt sicher, dass alle Transaktionen, die ein Konto betreffen, genau in Ihren Büchern erfasst sind. Sie tun dies, indem Sie Ihre Zahlen mit externen Finanzunterlagen abgleichen, wie z. B. Kontoauszügen, Kreditkartenabrechnungen oder Darlehensabrechnungen. Eine Bankabstimmung ist eine der einfachsten Möglichkeiten, fehlende oder falsche Buchungen zu erkennen, da Bargeld Teil der meisten Transaktionen ist. Je nach Ihrem Unternehmen müssen Sie möglicherweise auch Kreditkartentransaktionen, Verbindlichkeiten, Forderungen, Lohnverbindlichkeiten, Anlagevermögen, vorausbezahlte Ausgaben, nicht verdiente Einnahmen, Darlehen und Kreditlinien sowie andere Bilanzkonten abgleichen.
Überprüfen Sie die Einnahmen- und Ausgabenkonten. Überprüfen Sie schließlich Ihre Einnahmen- und Ausgabenkonten, um sicherzustellen, dass sie genau sind. Sie müssen keine eingehende Abstimmung für Ihre Gewinn- und Verlustrechnungskonten durchführen, wie Sie es für Bilanzkonten tun, aber eine schnelle Überprüfung der Probebilanz – vielleicht indem Sie die Zahlen des aktuellen Monats mit dem Vormonat oder dem Vorjahreszeitraum vergleichen – kann Ihnen helfen, auffällige Probleme wie eine Belastung eines Einnahmenkontos oder falsch klassifizierte Ausgaben zu erkennen.
Finanzberichte erstellen. Sobald Sie zufrieden sind, dass Ihr Hauptbuch genau ist, sind Sie bereit, Finanzberichte zu erstellen: eine Bilanz, eine Gewinn- und Verlustrechnung und eine Kapitalflussrechnung.
Managementüberprüfung. Geben Sie nun diese Finanzberichte zur Überprüfung an das Management weiter. Die Überprüfung der Finanzberichte durch das obere Management ist ein kritischer Teil der internen Kontrollen Ihres Unternehmens, da die Person, die die Finanzdaten und unterstützenden Dokumente überprüft, nicht Teil des Vorbereitungsprozesses ist.
Schließen Sie den Monat in Ihrer Buchhaltungssoftware. Sobald das Management die Finanzberichte genehmigt, können Sie den Monat in Ihrem System schließen. Das Schließen des Monats verhindert, dass zukünftige Transaktionen versehentlich in einem vorherigen Zeitraum nach dem Abschlussdatum erfasst werden.
Wie lange dauert ein Monatsabschluss?
In vielen Unternehmen gibt es großen Druck, die Bücher so schnell wie möglich zu schließen – idealerweise innerhalb einer Arbeitswoche.
Unternehmer und Führungskräfte nutzen oft die Finanzinformationen des letzten Monats, um Entscheidungen für den nächsten Monat zu treffen. Je schneller sie die Zahlen erhalten, desto schneller können sie sehen, was im letzten Monat funktioniert hat, was nicht funktioniert hat und wo sie Änderungen vornehmen müssen.
Welche Konten müssen am Ende des Monats geschlossen werden?
Ihr Monatsabschlussprozess variiert je nach Art des Unternehmens, in dem Sie tätig sind, Ihrem Kontenrahmen und ob Sie die Cash- oder die Accrual-Methode der Buchhaltung verwenden.